Urząd Gminy w Regiminie Biuletyn Informacji Publicznej

Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Regimin i jednostkach organizacyjnych Gminy

Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 z późn. zm.) w związku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 1986 ze zm.) składam ofertę na świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Regimin i jednostkach organizacyjnych Gminy:

 - Publiczna Szkoła Podstawowa w Regiminie,

 - Publiczna Szkoła Podstawowa w Szulmierzu,

 - Publiczna Szkoła Podstawowa w Zeńboku,

- Gminna Biblioteka Publiczna w Regiminie,

 - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Regiminie,

- Gminny Zakład Komunalny w Regiminie,

 w następującym zakresie:

 1. Zamawiający: Gmina Regimin – Urząd Gminy w Regiminie, ul. A. Rzewuskiego 19, 06-461 Regimin, tel. 23 , faks 23 681 17 56, e-mail ug@regimin.pl

2. Przedmiot zamówienia – Przedmiotem niniejszego zamówienia będzie świadczenie przez Wykonawcę  usługi polegającej na wykonywaniu zadań Inspektora Ochrony Danych (zwanego dalej IOD), o których mowa w art. 37-39 Rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zwane dalej RODO) oraz art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości zwanej dalej DODO na rzecz Zamawiającego oraz następujących jednostek organizacyjnych, a w szczególności:

1) dokonanie przeglądu obecnego zasobu danych osobowych w celu opracowania nowych dokumentów i określenia środków technicznych spełniających wymagania RODO i IOD; 2) przeszkolenie pracowników zaangażowanych w proces przetwarzania danych osobowych w zakresie nowych przepisów;

2) przeprowadzenie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania danych przed rozpoczęciem ich przetwarzania/analiza ryzyka - art. 35 RODO);

3) monitorowanie przestrzegania przepisów ochrony danych osobowych w jednostce oraz pełnienie funkcji doradczych w tym zakresie a w szczególności:

1. Stałego nadzoru i weryfikacji działań nad poprawnością stosowania przepisów i procedur z zakresu ochrony danych osobowych, w tym:

• nadzór nad poprawnością wypełniania procedury

• nadawania/zmiany/odbierania upoważnień do przetwarzania danych

  osobowych - okresowe przeglądy (co najmniej kwartalne);

• nadzór nad prowadzoną ewidencją osób upoważnionych do przetwarzania

  danych osobowych;

• tworzenie klauzul zgód na przetwarzanie danych;

• nadzór nad wypełnieniem zasady czystego biurka – okresowe przeglądy;

• nadzór nad umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych

  i doradzanie Zamawiającemu w tej kwestii;

• okresowe przeglądy poprawności procedury kopii zapasowych;

4) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych (art. 30 RODO);

5) Aktualizacji dokumentacji dotyczących przetwarzania danych osobowych (Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, Regulaminu Użytkownika Systemów Teleinformatycznych, Zbiorów danych, pism i wniosków wewnętrznych);

6) Przeprowadzania szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych dla wszystkich osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych w tym ochrony danych przetwarzanych w systemach informatycznych dla osób nowozatrudnionych oraz pracowników, w przypadku zmian w przepisach;

7) Przeprowadzania audytów w zakresie przestrzegania przepisów RODO i DODO;

8) Doradztwa i konsultacji prawnych w zakresie problematyki przetwarzania danych osobowych dla pracowników;

9 )Zgłaszania do rejestracji w rejestrze prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i (lub) aktualizacja zgłoszeń dotyczących zbioru danych osobowych podlegających obowiązkowi rejestracyjnemu przetwarzanych u zamawiającego;

10) Prowadzenia rejestrów wynikających z dokumentów wewnętrznych;

11) Udzielanie odpowiedzi na zapytania w kwestiach dotyczących administrowanych przez Zamawiającego zbiorów danych osobowych, kierowanych przez podmioty zewnętrzne;

12) Sporządzania projektów decyzji, pism, umów i opinii z zakresu ochrony danych osobowych. informowanie Zamawiającego o prowadzonej przez inspektorów Biura GIODO kontroli i jej wynikach;

13) Uczestniczenia w kontrolach prowadzonych przez inspektorów Biura GIODO;

14) Reprezentowania oraz zastępowanie zleceniodawcy przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych;

15) Usługa będzie realizowana w siedzibie Zamawiającego stosownie do potrzeb, minimum jeden raz w miesiącu w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, a także w formie zdalnego wsparcia świadczonego drogą telefoniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej w dni robocze;

16) Zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego oraz zawiadamianie o tym osób, których dane te dotyczą (art. 33 i 34 RODO);

17) Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego, dla właścicieli danych osobowych oraz współdziałanie z organem nadzorczym; Zamawiający w toku wykonywania przez Wykonawcę zadań IOD będzie przygotowywał wszelkie dokumenty w zakresie upoważnień do przetwarzania danych osobowych, aktualizować będzie rejestr tych upoważnień, rejestr czynności i innych dokumentów pod nadzorem IOD. Dokumenty będą przetwarzane i gromadzone w Urzędzie Gminy Regimin i wymienionych wyżej jednostkach organizacyjnych gminy. Szczegółowy zakres wykonywanych zadań strony uzgodnią w toku dalszych negocjacji.

Składając ofertę Wykonawca może zaproponować zakres i sposób realizacji przedmiotu zamówienia.

3. Termin wykonania:

1) od podpisania umowy przez okres 12 miesięcy z możliwością dalszej współpracy;

2) ewentualnie - terminy mogą być zmienione w toku negocjacji,

4. Opis warunków udziału: O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełnią warunki w zakresie posiadania:

a. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów  w tym zakresie oświadczenie na Formularzu Ofertowym,

b. sytuacji ekonomicznej lub finansowej - złożą w tym zakresie oświadczenie na Formularzu Ofertowym,

 c. zdolności technicznej lub zawodowej - złożą w tym zakresie oświadczenie, iż posiadają wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu przedmiotu zamówienia

2) złożą formularz oferty według wzoru stanowiącego załącznik do ogłoszenia.

5. Kryteria oceny ofert: cena

6. Termin i miejsce składania ofert : Do 12 czerwca 2019 roku, do godz. 12:00 osobiście, korespondencyjnie do Urzędu Gminy Regimin, ul. A. Rzewuskiego 19, 06-461 Regimin, sekretariat lub przesłanie pocztą elektroniczną na adres ug@regimin.pl

7. Termin i miejsce otwarcia ofert: 12 czerwca 2019 r. godz. 12:30 w Urzędzie Gminy Regimin, ul. A. Rzewuskiego 19, 06-461 Regimin pokój nr 11

8. Warunki finansowania:

1) za wykonanie przedmiotu zamówienia ustala się miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe z uwzględnieniem należnego podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług  chyba , że Wykonawca nie jest podatnikiem VAT;

2) zapłata za wykonanie zgodnie z postawionymi warunkami zamówienia następować będzie miesięcznie - w miesiącu następującym po miesiącu świadczenia usługi przelewem w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury;

3) faktura wystawiona będzie na:

 Nabywca:                                                       Odbiorca:

 Gmina Regimin                                             Urząd Gminy w Regiminie            

 ul. A. Rzewuskiego 19,                                ul . A. Rzewuskiego 19

 06-461 Regimin,                                           06-461 Regimin,

 NIP: 566-18-75-784                                       

4) Faktura płatna będzie na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

9. Warunki rozpatrzenia oferty:

Warunkiem rozpatrzenia oferty będzie:

1) złożenie oferty w terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu podpisanej przez upoważnioną osobę; Wykonawca, który złożył ofertę w formie elektronicznej przed podpisaniem umowy złoży ofertę w oryginale lub złoży podpis na wydruku oferty przesłanej elektronicznie; Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Regimin.

2) zaoferowanie wykonania zamówienia spełniającego wymogi niniejszego postępowania poprzez złożenie stosownego oświadczenia na formularzu ofertowym;

3) spełnienie warunków pozwalających wykonać zamówienie, tj. w zakresie posiadania: kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, ale wynika to z odrębnych przepisów, sytuacji ekonomicznej lub finansowej, zdolności technicznej lub zawodowej złożenie oświadczenia w zakresie spełniania warunku zdolności zawodowej, ofert.

10. Opis przygotowania oferty: Oferta powinna być dostarczona do Zamawiającego w terminie i formie wskazanej  w pkt 6   i  9 ppkt 1.

11. Dodatkowe informacje:

 1) niniejsze zapytanie ofertowe jest zapytaniem wstępnym dającym możliwość Zamawiającemu podjęcie dalszych czynności, o ile zostaną spełnione przez Wykonawców postawione warunki i zostaną przedstawione oferty satysfakcjonujące Zamawiającego.

 2) Zamawiający odrzuci oferty niespełniające warunków ogłoszenia.

3) Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;

4) w toku analizy ofert Zamawiający może wnioskować do Wykonawcy o złożenie dodatkowych wyjaśnień, przedłożenie dodatkowych oświadczeń lub dokumentów;

5) w przypadku ustalenia najkorzystniejszej oferty/ofert Zamawiający podejmie dalsze negocjacje z Wykonawcą w zakresie ustalenia szczegółów zamówienia i związanych z podpisaniem umowy;

 6) złożenie oferty nie powoduje powstania wzajemnych zobowiązań pomiędzy stronami do czasu ostatecznej decyzji podjętej przez Zamawiającego w zakresie podpisania umowy;

7) Zamawiający może zaniechać dalszego prowadzenia postępowania w ramach niniejszego ogłoszenia w przypadku nie wpłynięcia żadnej oferty lub złożenia ofert nie spełniających warunków ogłoszenia lub zaproponowania ceny przekraczającej możliwości finansowe Zamawiającego.

 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków lub odwołania postępowania bez podawania przyczyn.

 12. Uwagi:

  Osobą upoważnioną do udzielania informacji jest Danuta Szewczak, tel. 23 681 17 56 wew. 22,
  e-mail d.szewczak@regimin.pl

13.Załączniki: 1) załącznik do oferty – formularz ofertowy;

INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW

Zgodnie z art. 4 pkt 8  Pzp, przepisów tej ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Przy udzielaniu takich zamówień i konkursów nie mają zastosowania przepisy Pzp, w tym dotyczące wnoszenia środków ochrony prawnej (odwołanie, skarga). Reasumując w w/w sprawie nie mają zastosowania przepisy ustawy prawa zamówień publicznych.